Compte rendu de l’Assemblée Générale Ordinaire du 12 décembre 2007
à l'Hôtel de la Poste & du Lion d'Or
Absents excusés : Mme Foret, Mr Goetz, Mr Franck (Pays avallonnais), Mr Delille (UDOTSI), Mme la directrice du CRT, Mme Monique Chassain (Assoc Amis et Pèlerins de St Jacques),
Mr De Sigalas (Château de Bazoches), Mr Delafon (Musée des voitures des chefs d’état).
Mme Ginisty, présidente, remercie Mr Leclerc d’accueillir l’AG de L’OT dans son établissement.
Félicitations à Agnès pour sa médaille de bronze du tourisme.
Présentation des nouveaux adhérents : le Doyenné à Givry (chambres d’hôtes) et le musée d’Art et d’Histoire Romain Rolland à Clamecy.
Présentation des comptes de l’année 2006 par Mr Labarrière, vérificateur financier.
Aucune remarque, les comptes sont approuvés.
Mme Ginisty informe que l’office de tourisme a été reconnu d’intérêt général par les services fiscaux. Grande importance pour la reconnaissance du travail de l’OT.
les cotisations sont déductibles des impôts à 66% et l’OT peut fournir des reçus à ceux qui le souhaitent.
RAPPEL : difficulté de perception des cotisations et nombreuses relances. Coût et temps perdu car rappel par courrier et téléphone.
L’OT a été invité à 70 réunions, 25 ont été honorées. Mme Ginisty s’est rendue au Puy en Velay pour les 5èmes rencontres des sites inscrits sur la liste du patrimoine mondial de l’UNESCO.
L’intérêt de cette rencontre :
-Echanges intéressants avec les autres sites inscrits (31 en France).
-Point fait sur le mode de sélection des
sites demandeurs et le maintien sur cette liste. L’accent
est mis sur l’ACCUEIL
- 7 tronçons et quelques monuments des chemins de St Jacques de Compostelle.
- la demande est en cours du classement des sites vaubanesques (dont le château de Bazoches) -- Création d’une « association des biens français du patrimoine mondial » dont le siège social est à Arles. La commune de Vézelay adhère.
Le Puy en Velay a proposé un jeu par l’intermédiaire de « la Tribune-le Progrès », nous avons offert un week-end à Vézelay en lot. Merci au Cheval Blanc, La Poste et Le Lion d’Or et la Maison du Visiteur.
Participation au MITCAR (200€ versés à l’OT d’Avallon).
Création d’un guide vert Michelin des sites mondiaux UNESCO (4 pages sur Vézelay).
L’association des « plus beaux villages de France » a créé un club des OT le 7 décembre 2007 pour fédérer les OT et promouvoir le label, l’office de tourisme adhère.
Bilan touristique 2007 présenté par Agnès
MILLOT
L’OT a reçu durant la haute saison (de mai à septembre) 2007 : 19 051 visiteurs (2006 : 18 300) légère hausse par rapport à l’an passé malgré une météo estivale très médiocre. Bonne fréquentation en avril 2471 visiteurs (1956 en 2006) due à un temps vraiment exceptionnel et aux week-ends des Rameaux et de Pâques.
Bonne fréquentation en octobre et novembre : 2275+1170 = 3445 (2006 = 2625)
Ce qui fait une augmentation par rapport à l'an dernier de 10%
Activités :
Demandes d’information par courrier, fax et mail pour cette année (de janvier à novembre 2007)
1547 lettres et fax expédiés
1198 emails traités
2235 appels téléphoniques reçus
Internet
Le site Internet, en ligne depuis plus de 6 ans a reçu de janv. à nov. 2007 : 79 994 visites
(70 889 en 2006) avec un pic de consultation en juillet : 10 101 visites.
Comme annoncé lors de l’AG 2006, nous avons rajouté une rubrique « La vie de l’OT » (organigramme du CA avec photos, compte rendu de la dernière AG et historique le l’OT), une rubrique « boutique » présentant les livres, cartes et autres articles en vente (prix achat mentionné avec coût d’envoi) et une rubrique « Information Municipale » (appels d’offres – horaires- petit historique)
Consultation Internet : ce service a généré pour 2007 : 1213 € soit 527 utilisateurs.
L'OT de Vézelay apparait sur de nombreux sites gérés par l'OT directement ou par les sites.
L'OT effectue la mise à jour d’éditions nationales : Guide du Routard, Guide + beaux villages de France,Petit Futé, Lonely planet (Guide US), guide vert Michelin, Annuaire des OTSI et les éditions régionales et départementales
Grâce au logiciel TC Accueil des statistiques précises peuvent être réalisées d'aprés les demandes des visiteurs.
Concernant le thème des demandes de renseignements qu’elles soient au comptoir ou téléphoniques ou courrier : Le plus demandé est la visite de la Basilique 18 901 (12721 en 2006), en deuxième viennent les informations pratiques et orientation soit 16 096 demandes (exemple : Les horaires des messes, où sont les toilettes?, comment se rendre à tel endroit ?, où se trouve le distributeur de billets ?) Ensuite les demandes portent sur l’hébergement et la restauration 3 854 (2700 en 2006) puis les sports et loisirs 997 (1225 en 2006), ensuite la randonnée pédestre 1103 (909 en 2006), les demandes d’animations, concerts spectacles 1385 (919 en 2006), les renseignements concernant les moyens de transports 862 demandes, les produits du terroir et dégustation 362 (414 en 2006), St Jacques de Compostelle 290 (342 en 2006).
Concernant Saint-Jacques et plus particulièrement les pèlerins : l’OT a reçu 512 pèlerins (182 en 2006 - 178 en 2005).
Dont 181 Français, 157 Néerlandais, 64 Allemands, 48 Belges, 4 japonais, 5 suédois et 1 brésilien.
Les Concerts : Sur 22 concerts organisés dans la basilique cette saison (31 organisés en 2006) hors Rencontres Musicales, l'OT a effectué la billetterie pour 5 d’entre eux ce qui a généré une commission sur la vente des billets et la pose d’affiches d’un montant de 411 € (615 € en 2006).
Nous faisons la recherche des disponibilités hôtelières gratuitement, les demandes sont généralement les gros week-ends d’affluence, souvent en fin d’après-midi et les demandes sont à 90 % pour une nuit. Pour connaître les dispos, nous envoyons un mail à tous ceux qui en disposent, les retours ne sont pas hélas à 100%. Nous téléphonons aux autres hébergeurs ne disposant pas d’email. Nous affichons sur la porte les dispos les gros WE lors de notre fermeture.
La vente Boutique a généré pour la période de janvier à nov. 2007 un CA de 14 400 € (14350 € en 2006).
Nous avons effectué très peu d’accueils presse cette années 6 (12 en 2006).Les articles parus sur Vézelay ont été moins importants en 2007(+ 27 articles en 2006 ceci dû aux manifestations Europe de la Paix)
Visites guidées du village pour groupes. En 2007, hausse des visites 1083 visiteurs pour 47 visites (en 2006, 1047 visiteurs). L’association des guides de pays en partenariat avec nous a proposé pour la 5éme saison des visites guidées du village avec dégustation de vin de Vézelay, pour individuels en juillet et août les vendredi ou samedi à 18h, 88 personnes ont suivi ces visites (en 2006 :70 pers).
Les deux salariés effectuent tout au long de l’année des EDUCTOURS et des FORMATIONS
Présence au salon de l'Agriculture le 5 mars sur invitation de l'ADT Yonne
Les deux salariés ont consacré 23 heures à visiter certains adhérents hébergeurs.
Au niveau animation : Nous avons organisé le 10ème vide greniers comme d’habitude le 1er dimanche de juillet. Nous avons reçu 90 exposants, ce nombre reste stable.
Dépliants en préparation: la liste des adhérents pour 2008, parution du document fin janvier.
Dépliant d’appel Vézelay et ses environs.
Sortie d’un Poster sur Vézelay (Photo aérienne) 500 exemplaires, destiné à la vente.
La Démarche Qualité est en cours et a représenté un énorme travail de mise en place.
Tendances de consommation : Courts séjours, touristes exigeants et de moins en moins dépensiers, réservations de dernière minute et de plus en plus, les personnes réservent,
changent d’avis et ne préviennent pas l’hébergeur.
Bilan 2007 des remarques et
questionnaires des visiteurs présenté par Marie-Christine
BANCALIN.
Nous avons mis à disposition depuis 2006 des fiches de suggestions /remarques pour nos visiteurs ainsi que des questionnaires satisfaction ceci dans le cadre de la démarche qualité. Les questionnaires satisfaction rencontrent peu de succès (trop longs à remplir)..... Ce qui en ressort : bonne appréciation de l'office de tourisme dans son ensemble, un manque de compréhension du paiement pour le stationnement, trop de circulation dans le village pendant la période estivale, l'état lamentable des toilettes.
Les fiches remarques sont plus facilement remplies, bien que la plupart du temps, le visiteur rechigne à écrire. Nous en avons recueilli 106 (42 fiches en 2006). En voici la synthèse 2007:
80% regrettent la circulation incessante des véhicules motorisés et l'état plus que douteux des toilettes.
Dans ces mêmes 80%, environ 40% de touristes qui ont un camping-car ne comprennent pas qu'il faut mettre 2 fois 2€ et avoir 2 tickets afin de régler leur stationnement. Ils suggèrent de le spécifier sur chaque horodateur.
Pour les 20% restant, les remarques et réclamations sont diverses:
l'accueil déplorable de certains établissements
le mauvais état des rues et du chemin de ronde
le stationnement perpétuel devant la Basilique
le manque d'une aire de service et de stationnement pour campings car
le manque d'une laverie automatique pour les pèlerins en particulier
le manque de transport en commun qui touche les touristes mais aussi les locaux
Vézelay est un site exceptionnel
le
site Internet de l'office de tourisme est bien fait (précis et
concis)
Démarche qualité présentée par Marie-Thérèse BOSTYN
Un diagnostic conseil s’est déroulé le 23 octobre dans les locaux de l’OT.
En Bourgogne sur un total de 123 OT, actuellement 49 ont commencé la démarche qualité.
L’obtention de la marque a un coût d’environ 1300 €, subventionnés environ à 80 % par l’Yonne et les 20 % restants sont à la charge de l’OT.
A ce jour la démarche qualité est un engagement volontaire de tous les OT, la mise en place se fait en considération des budgets de chacun.
Un état des lieux précis a été dressé
pour vérifier la mise en conformité avec la charte
-
documents, statuts, arrêté de classement
-
manuel qualité
-
procédures et instructions
-
accès, environnement, aménagement des locaux
-
organigramme de l’office
-
statistiques de fréquentation, enquêtes de satisfaction
clientèle
-
organisation du travail, accueil, attitude du personnel
-
Traitement du courrier….
Il restait à faire un avenant à la convention d’objectif avec la commune de Vézelay, celui-ci a été fait il y a 15 jours.
Une convention avec chaque commune qui donne
des subventions à l’office doit être signée.
Sur les 4 communes concernées, toutes ont
reçu une proposition. A ce jour, seules 2 ont répondu, elles ne
souhaitent pas signer cette convention mais continuent à
subventionner l’OT.
En ce qui concerne la cotisation,
actuellement nous ne sommes pas en conformité. Celle-ci
n’est qu’une adhésion et ne donne qu’un droit de
vote à l’AG. Les services complémentaires (encarts
publicitaires, parution dans les documents, Internet…)
doivent être facturés à part. Ceci sera mis en conformité
pour la cotisation 2009
Il serait souhaitable qu’un groupe de
travail se réunisse 2 fois par an (pour faire le point et
orienter les travaux)
Il serait également souhaitable de réviser
les horaires d’ouverture de l’office hors saison
Un travail administratif très important est à faire et il ne peut se faire aisément pendant les horaires d’ouverture au public (préparation et mise à jour de documents, liste des adhérents, courriers, statistiques…
Il doit être établi par la présidente et
le CA une définition de la politique qualité
(Ceci aide à fixer les objectifs et à
soutenir le personnel dans la démarche)
Il faudrait améliorer les éditions
supports papier (charte qualité, revoir la charte graphique)
Il a été difficile d’obtenir des
visiteurs un retour des enquêtes de satisfaction, les visiteurs
entrent à l’office pour obtenir un renseignement, ils ne
prennent pas le temps de répondre à un questionnaire (si court
soit-il) et il est donc difficile de faire une synthèse quand on
a peu de matière.
Une priorité :
Écrire le manuel qualité (qui comprend les
procédures nécessaires adaptées aux services et qui permet
d’assurer la continuité de la qualité du service)
Points forts
L’organisation est formalisée et
appliquée (pour ma part je dirai très appliquée, un gros
travail est effectué par les 2 personnes qui travaillent à cet
office)
Il a été constaté une très bonne implication du personnel dans la démarche qualité.
Mise en conformité des cotisations présentée par Agnès MILLOT
Cotisation 2008 inchangée par rapport à 2007. En 2009, cotisation de base 28€ + cotisation selon activité
+ 34 € (commerçant, artisan, artiste, association, camping)
ou + 34€ (hôtel et chambre d’hôte plus 2€ par chambre)
ou + 42€ (restaurant et ferme auberge)
ou + 34€ (gîte et location, gîte étape + 1€ par occupant du gîte)
+ 10€ insertion site Internet de
l’OT
Projets 2008-2009 présentés par Brigitte
FRENOY
Projet de deux marchés nocturnes 1 en juillet et l’autre en août sur la place du champ de foire de 19 h à minuit avec une animation musicale : deux musiciens se déplaceront sur la place (demande de subvention pour l’animation musicale).
Installation de deux panneaux place
du Champ de foire sous ceux déjà présents indiquant l'OT : Basilique
700 mètres avec flèche et logo Unesco, dossier subvention
en cours
Rencontre avec le DLA (dispositif accompagnement local) à Auxerre : Cet organisme a effectué un diagnostic sur l’OT qui a émis le souhait de deux éventuels projets fiancé par le DLA
-Recherche de mécénat
- Etude de fréquentation du site, attente des visiteurs avec une estimation du temps de visite sur le site.
Dépliants :
Un nouveau dépliant d’appel de Vézelay va être édité en mai 2008 à 50 000 exemplaires pour deux saisons et financé par la publicité, c’est la société Filigrane qui assurera la régie publicitaire et l’édition.
Nombreuses modifs : Au niveau du
texte et des photos, même format. Insertion d’un plan de
Vézelay dessiné avec certains monuments en perspective et un
deuxième plan avec tous les adhérents de Vézelay localisés,
une belle carte du Vézelien est en cours de réalisation
par la société Actual.
En 2009
Célébration du 30ème anniversaire du classement de Vézelay à l’Unesco (conférences, concerts, expos…)
Appel à toutes les associations et idées.
Questions diverses :
Mme Ginisty remercie Mme RONCHI qui a donné la maquette originale d’une aquarelle sur la Basilique par Thierry.
La manifestation « Vézelay en Avent » à laquelle l’OT a participé fut une très belle réussite, à renouveler !
Elections :
2 membres sortants, Mme Féry et Mr Dornier
Se présentent Mr Dornier et Mgr Tricard, sont élus Richard Dornier et François Tricard
La séance est levée à 18h30 et se termine par un pot.